SICHERHEITS­LÖSUNGEN FÜR BUSINESS IMAGING

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Epson und Sicherheit

Wir bei Epson wissen, dass Sicherheit für Unternehmen entscheidend ist – zum Schutz Ihrer Daten und um sicherzustellen, dass gesetzliche Vorschriften eingehalten werden. Ein unternehmerisches Verständnis für potenzielle Risiken ist wichtig. Darüber hinaus haben wir eine Vielzahl von Sicherheitsfunktionen und -lösungen in unsere Produkte integriert, um Ihr Unternehmen zu schützen.

Welche Sicherheitsrisiken gibt es?

Wenn es um vernetzte Geräte wie Multifunktionsgeräte oder Scanner geht, geschieht es in Unternehmen schnell, dass die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen für Daten übersehen werden. Dabei können Drucker und Scanner die gleichen Sicherheitslücken aufweisen wie alle anderen verbundenen oder netzwerkfähigen Geräte.

Damit sind im Allgemeinen zwei Sicherheitsrisiken verbunden: Die Geräte können als Einstiegspunkt in Ihr Unternehmensnetzwerk benutzt werden und als Speicherort für persönliche Daten.

Datenverlust - eine allgegenwärtige Gefahr

In einer von Quocirca unter 200 Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern durchgeführten Studie wurden die Teilnehmer gefragt, wie viel Bedeutung sie den einzelnen Bedrohungen für die Sicherheit beim Drucken in Ihrem Unternehmen zumessen. Über alle Sektoren hinweg stand die Sorge an erster Stelle, dass ein nicht gesicherter Druckerzugriff auf das IT-Netzwerk bieten könne. Bemängelt wurden auch fehlende Prüfprotokolle hinsichtlich der Nutzung von Druckern, Scannern und Kopierern.

Die Teilnehmer sollten auch darstellen, welche Art von Datenverlust sie beim Drucken befürchten. Besorgnis Nummer eins war hier, Druckaufträge könnten in der Druckerwarteschlange oder im Netzwerk abgefangen werden, dicht gefolgt vom Diebstahl oder dem Auslesen von Druckerfestplatten und von Daten, die aus nicht abgeholten Druckaufträgen im Ausgabefach abgegriffen werden könnten. (Quocirca, Print security: An imperative in the IoT era, 2017)

Die Studie von Quocirca macht deutlich, dass es eine Vielzahl von Sicherheitsrisiken gibt, derer sich Unternehmen bewusst sind und die Besorgnis erregen. Mit Epson lassen sich Sicherheitsrisiken mit Hardware- und Softwarefunktionen verwalten und eindämmen.

Was ist die DSGVO und welche Relevanz hat sie bezüglich der Gerätesicherheit?

Die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) ersetzt die Datenschutzrichtlinie 95/46/EG und hebt auch nationale Bestimmungen auf. Sie wurde entwickelt, um die Datenschutzgesetze in ganz Europa zu harmonisieren, um die Daten aller EU-Bürger zu schützen und um die Art und Weise zu ändern, in der Unternehmen sowie Organisationen Datenschutz betreiben.

Woraus bestehen persönliche Daten?

Persönliche Daten umfassen alle Informationen, die sich auf eine natürliche oder juristische Person beziehen und die dazu verwendet werden können, diese Person direkt oder indirekt zu identifizieren. Hierbei kann es sich z. B. um einen Namen, ein Foto, eine E-Mail-Adresse, Bankdaten, Beiträge in sozialen Netzwerken, medizinische Daten oder eine Computer IP-Adresse handeln.

Welche Strafen sind für Nichteinhaltung vorgesehen?

Bei einer Verletzung der DSGVO können Strafen anfallen, die bis zu 4 % des globalen Jahresumsatzes eines Unternehmens oder bis zu 20 Millionen Euro1 betragen. Es ist wichtig zu wissen, dass diese Regeln für Kontrolle und Verarbeitung der Daten gleichermaßen gelten – Clouds sind also nicht von der Umsetzung der DSGVO ausgeschlossen.

Was hat dies mit Epson zu tun?

Drucker, Multifunktionsgeräte und Scanner von Epson müssen alle als Teil einer umfassenden Datensicherheitsstrategie berücksichtigt werden. In der Praxis werden Daten wenn möglich verschlüsselt, Druckaufträge werden nur autorisierten Benutzern freigegeben und die Geräte sind gegen bösartige Malware geschützt.

Das Sicherheitskonzept von Epson

Wir bei Epson entwickeln die Netzwerkfunktionen unserer Geräte kontinuierlich weiter, um ihre Benutzerfreundlichkeit für unsere Kunden zu verbessern und sie an unsere moderne Informationsgesellschaft anzupassen. Bei der Herstellung achten wir auf Sicherheit für die gesamte Lebensdauer des Produkts, vom Design bis hin zu dem Zeitpunkt, an dem der Kunde das Gerät außer Betrieb nimmt.

Für die Sicherheit von Computern und Servern sind angemessene Maßnahmen erforderlich, insbesondere dann, wenn sie mit einem Netzwerk verbunden sind. Wir bei Epson vertrauen auf das folgende Sicherheitskonzept, damit unsere Kunden unsere Produkte sicher und problemlos verwenden können:

1.

Wir betrachten die Sicherheit unserer Produkte als Grundlage für die Qualität unserer Produkte.

2.

Wir bieten unseren Kunden aktiv Informationen und Wissen zu Sicherheitsfragen an.

3.

Wir arbeiten ständig an einem noch besseren Schutz vor Sicherheitsrisiken.

Wichtige Sicherheitsfunktionen der Drucker und Multifunktionsgeräte von Epson

Drucken mit PIN-Code

Unsere WorkForce Pro-Drucker können den Zugriff auf vertrauliche Informationen über den sicheren Druck per PIN-Code einschränken. Darüber hinaus unterstützen die Drucker die neuesten Sicherheits- und Verschlüsselungsprotokolle einschließlich IPSEC und IEEE802.1x.

Sichere und verschlüsselte Kommunikation

Mit der Funktion IP-Filterung können Sie IP-Adressen, Arten von Services, Empfangs- und Übermittlungs-Portnummern usw. filtern, die über Zugriff auf Epson Geräte verfügen. Es ist auch möglich, die gesamte Netzwerkkommunikation mit der Funktion IPSec zu verschlüsseln. Je nach Kombination dieser Filter können Sie festlegen, ob Daten von einem bestimmten Client oder bestimmte Arten von Daten akzeptiert oder blockiert werden.

Schutz für Ihr Adressbuch

Bei der Stapelverarbeitung des Adressbuchs eines All-in-One-Druckers können Sie die Weitergabe von Informationen sowie unbefugte Manipulation durch Anforderung eines Administratorkennworts verhindern. Da sich mehrere Adressbücher als verschlüsselte Datei speichern lassen, können Sie beim Austausch oder bei der Sicherung eines All-in-One-Druckers die Weitergabe persönlicher Daten wie z. B. Faxnummern oder E-Mail-Adressen verhindern.

Entsorgung von Multifunktionsgeräten

Bei der Weitergabe oder Entsorgung eines Druckers können Sie alle Einstellungen auf die Werkseinstellungen zurücksetzen (Initialisierung), um die Weitergabe vertraulicher Daten zu vermeiden.

Wichtige Sicherheitsfunktionen der Scanner und Multifunktionsgeräte von Epson

Sichere Verarbeitung von Dokumenten und effiziente Datenverwaltung

Administratoren können eine Vielzahl von Aufgaben zentral verwalten, von Scanauftragsprofilen bis hin zu Zugriffsrechten. IT-Administratoren können die Zugriffsrechte für Aufträge über verschiedene Möglichkeiten steuern, z. B. Benutzer-IDs mit Kennwort, LDAP Active Directory, Anmeldung über ID-Karten und PIN-Codes.

Einstellungen am Gerät

Administratoren können den Touchscreen eines Geräts per Fernzugriff sperren, um unbefugte Änderungen an Profilen zu verhindern. Auf diese Weise ist der Zugriff auf die auftragsspezifischen Profile der einzelnen Benutzer sichergestellt, unabhängig davon, wo diese sich gerade im Unternehmen aufhalten.

PDF-Schutz

Fügen Sie gescannten PDF-Dateien beschränkte Zugriffsrechte mit Kennwortschutz auf Dateiebene hinzu, um die Dateien vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Schutz von geistigem Eigentum

Grenzen Sie mögliche Aktionen und Funktionen für Dokumentempfänger durch Beschränkung der Bearbeitungs- und Druckfunktionen ein.

PDF/A

Erstellen Sie die PDF-Dateien, die den Standards PDF/A-1 bzw. ISO 19005-1 entsprechen.

Sicher Dokumenten scannen

Sie können Daten in kennwortgeschützte PDF-Dateien scannen. Dadurch lässt sich verhinderen, dass Dritte ohne Genehmigung Dokumente öffnen.

Wichtige Sicherheitsfunktionen über Softwarelösungen

Verhindern Sie den unbefugten Zugriff auf Multifunktionsgeräte und Scanner

Lassen Sie Benutzer und ihre Zugriffsprofile automatisch authentifizieren und identifizieren. Steuern und überwachen Sie, wie die einzelnen Benutzer Geräte verwenden dürfen, und schützen Sie wichtige geschäftliche Daten über alle Unternehmensprozesse hinweg. Der geschützte Zugriff auf Multifunktionsgeräte und autorisierte, vordefinierte Funktionen verbessern außerdem die konforme Einhaltung des Datenschutzes. So lässt sich das Risiko von Datenverlusten bei Multifunktionsgeräten deutlich senken.

Scannen und an mich senden

Das Versenden von Dokumenten per E-Mail ist zwar eine effiziente und bequeme Möglichkeit. Die gemeinsame Nutzung dieser Funktion kann in der Praxis jedoch gefährlich sein. Per E-Mail gesendete Dokumente mit vertraulichen Informationen (z. B. Angaben zu Bankkonten oder Geburtsdaten), die versehentlich an die falsche Person geschickt werden, können ernsthafte Folgen haben.
Die Epson Lösung: Autorisierte Benutzer können Dokumente scannen und per E-Mail ausschließlich an eine voreingestellte E-Mail-Adresse senden um zu vermeiden, dass gescannte Dokumenten mit vertraulichen Informationen oder regulierte Dokumente fehlerhaft weitergeleitet werden.

Kontrolle über das Dateiziel

Vordefinierte Workflows, Faxnummern und E-Mail-Adressen stellen sicher, dass Dokumente an das richtige Ziel gesendet werden. Mit Hilfe von Epson kann jedes Unternehmen und jede Organisation die falsche Weiterleitung von gescannten Dokumenten vermeiden und Fehler durch vordefinierte Erfassungsprozesse verhindern.

Automatisierte Unternehmensprozesse

Lösungen für eine regelbasierte Dokumentenerkennung sorgen dafür, dass gescannte Dokumente automatisch bei den richtigen Teams landen. Erweiterte Tools für die Datenextraktion – darunter Erkennung von Zeichen, optischen Markierungen und Barcodes sowie Datenbank-Suchfunktionen – ermöglichen es, wichtige Inhalte präzise zu überprüfen und an Business-Anwendungen zu übergeben. So lassen sich mehrfach durchgeführte Arbeiten vermeiden und manuelle Benutzereingriffe auf ein Minimum reduzieren.

Verhindern Sie, dass Mitarbeiter unbefugt Dokumente abholen

Sicheres Drucken steigert die Effizienz der gemeinsam genutzten Geräte und verhindert, dass vertrauliche Dokumente in die falschen Hände geraten. Der Druckvorgang wird durch den Dokumenteneigentümer direkt am Gerät freigegeben um zu vermeiden, dass vertrauliche oder sensible Daten für jedermann zugänglich sind. So wird gewährleistet, dass nur die jeweiligen Empfänger Zugriff auf die Dokumente erhalten.

Dokumenten-Management-Systeme

Inhalt dieses Whitepapers:
  • Einleitung
  • Einblick in die Funktionen eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)
  • Wichtige Faktoren bei der Bereitstellung von DMS-Lösungen
  • Der dreistufige DMS-Integrationsplan
  • Warum sind Scanner für DMS-Lösungen so wichtig?
  • Informationen zu Epson
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  1. Dies ist die Maximalstrafe, die bei schwer wiegenden Verletzungen verhängt werden kann, z. B. wenn Daten ohne Zustimmung durch den Kunden verarbeiten werden oder wenn „Privacy by Design“-Konzepte verletzt werden. Für die Geldstrafen gilt ein mehrstufiger Ansatz, z. B. kann ein Unternehmen zu einer Strafe von 2 % des Jahresumsatzes verklagt werden, wenn es seine Datensätze nicht in Ordnung hält, wenn es Aufsichtsbehörden und juristische Personen nicht über Verstöße benachrichtigt oder wenn es keine Folgenabschätzungen durchführt.